Ao longo da nossa trajetória assessorando empresas médicas, foram inúmeras as vezes que nos deparamos com erros em sociedades de médicos que recebemos em nossa empresa.
Alguns desses erros cometidos por profissionais contábeis desinformados ou não especializados na área médica. Outros ainda, pelos próprios médicos que ou não foram devidamente orientados ou resolveram correr o risco de fazerem a coisa da forma menos correta.
A bem da verdade, assim como o médico se especializa em determinada área, outras profissões como o contador, advogado, engenheiro, também devem se especializar. Quem sabe tudo não se torna especialista em nada.
E é daí que vem os erros. Imagine um advogado trabalhista atuando no direito criminal ou um engenheiro civil fiscalizando uma plataforma de petróleo. As chances de erro são enormes.
Somado a esta falta de especialização dos profissionais contábeis ainda temos uma série de peculiaridades próprias que tornam os processos de controle contábil e fiscal da área médica um tanto mais complexos do que em outras áreas.
Existem por exemplo na contabilidade a necessidade de controles mais acirrados, dada a forma com que as operadores de saúde pagam pelos serviços prestados, controle de glosas, recuperação de impostos, etc. Já na área fiscal temos a DMED que é uma declaração específica para empresas de saúde.
Então, para quem acabou de abrir uma clínica médica e quer garantir que ela não irá ter prejuízos futuros por conta de erros na contabilidade é bom contratar uma empresa especializada ou ao menos conhecer quais são alguns desses erros mais comuns:
Não usar o regime tributário correto
A escolha do regime tributário errado é o erro contábil mais comum cometido nas empresas médicas.
A maior parte dos profissionais de saúde, quando abre a sua empresa para prestar serviços ao público, atua como autônomo ou escolhe o Simples Nacional como regime tributário.
A primeira opção é a pior de todas: o profissional autônomo pode chegar a pagar 27,5% de imposto sobre seu faturamento, além de mais 20% para o INSS. Essas taxas são insustentáveis para qualquer contribuinte.
O Simples Nacional, por sua vez, também pode não ser a melhor opção. Isso porque o profissional de saúde pode se enquadrar no Anexo V ou Anexo III, dependendo de alguns fatores.
Quando se enquadra no Anexo V, a tributação começa em 15,5%. Já a do Anexo III começa em 6%. A diferença é bem grande. O problema é que as condições para o Anexo III são bem específicas e, quando não cumpridas, o médico é colocado automaticamente no Anexo V.
O mais interessante, no entanto, é que o regime de Lucro Presumido por vezes pode ter uma tributação menor do que a do Simples Nacional no Anexo V. Por isso, é importante se fazer simulações anualmente, para avaliar qual é a sua situação e qual poderá ser o melhor regime de tributação para o próximo ano.
Misturar finanças pessoais com as da clínica
Um erro muito comum de pequenas empresas e que médicos também cometem é o de misturar as finanças pessoais com as da clínica.
O problema principal desse erro é que ele transforma as contas tanto da Pessoa Física quanto da Pessoa Jurídica em uma verdadeira desordem. Nunca se sabe quanto se fatura e para onde vai o dinheiro.
Essa desorganização é a receita para o fracasso, como tantos outros empreendedores já constataram ao cometer o mesmo erro.
Por isso, o melhor é estabelecer um pró-labore fixo para você, ou então controlar os ganhos por meio de distribuição de lucros, dependendo da situação.
Esquecer de declarar a DMED
As empresas de saúde precisam entregar a DMED para a Receita Federal todos os anos. Nessa declaração irá constar todos os dados relevantes da sua clínica e os dados das NFs emitidas para pacientes pessoas físicas no ano anterior.
A não entrega desta declaração pode gerar uma multa de R$1.500,00 por mês de atraso, o que pode pesar bastante se você esquecer o documento por algum tempo.
Não fazer a escrituração contábil
Um erro muito comum cometido por vários contabilistas é achar que não precisa fazer a escrita contábil de empresas tributadas pelo Simples Nacional e em alguns casos não fazem nem mesmo das tributadas pelo Lucro Presumido, fazendo apurações através de planilhas.
Esse procedimento serve para registrar todas as entradas e saídas financeiras da empresa, fornecendo um registro de longo prazo de toda a movimentação financeira e garantindo um controle melhor por parte do fisco. Sendo esta uma exigência da fiscalização em geral.
Além disso a escrita contábil tem a finalidade de auxiliar o empresário na avaliação da saúde do seu negócio para fins de tomada de decisão.
Não emitir nota fiscal
Infelizmente, alguns médicos ainda não têm emitido notas fiscais ou recibos para todos os seus pacientes. Na prática, isso é sonegação fiscal, o que torna a clínica vulnerável a multas.
Fazer retiradas maiores do que o lucro da empresa
Você precisará fazer uma reserva para pagamento do seu custo fixo e do seu custo variável incluindo os impostos que vencerão no mês seguinte, ou em alguns casos no trimestre seguinte, dependendo do seu regime de tributação, antes de fazer a sua retirada de lucro.
A retirada de lucro acima do lucro contábil apurado gera a obrigação do recolhimento de IRRF-Imposto de Renda Retido na Fonte, fazendo com que este deixe de ser isento para ser tributável na pessoa física do sócio.
Como evitar cometer erros de contabilidade para médicos?
Se você se surpreendeu com a quantidade de erros de contabilidade para médicos que é possível cometer, não precisa se preocupar. Existe uma maneira fácil de se prevenir de todos eles: contratar uma consultoria especializada.
Com o apoio da Condux Consultoria, você evitará cometer todos esses erros, economizando muito em tempo, impostos indevidos e multas.
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